Zarządzanie czasem. Jak zarządzać swoim czasem?

Zarządzanie czasem w życiu i pracy jest niezwykle ważne. Bez wydajnego wykorzystania czasu w pracy mamy problemy:

• ze znajdywaniem na czas potrzebnych informacji czy dokumentów,
• z utrzymaniem terminów,
• z odpowiednim przygotowaniem się na spotkania,
• z wykonywaniem zadań na czas,
• z poprawnym określaniem priorytetów zadań,
• z komunikacją z kolegami z pracy oraz klientami,
• z wykonywaniem krótko jak i długoterminowych zadań.

Jeśli źle zarządzamy swoim czasem w życiu osobistym, jesteśmy ciągle zmęczeni. Jeśli wracając zmęczeni z pracy, mamy jeszcze coś do zrobienia i dopiero po tym możemy odpocząć, to zwykle jest tak, że odkładamy to zadanie dalej i dalej. Przed snem wykonujemy to zadanie w 30 minut, ale cały dzień mieliśmy je "w głowie", przez co nie mogliśmy wypocząć. Przez brak odpoczynku i rozrywki tracimy efektywność w pracy. Jest to pewnego rodzaju błędne koło, które można zatrzymać tylko poprzez zmobilizowanie się do efektywniejszego zarządzania czasem.

 Co zrobić, by lepiej zorganizować czas pracy?

1) Musimy mieć PLAN

• Zapisujemy zadania, które mamy wykonać. Lista powinna być wyczerpująca i powinna mieć formę krótkich notatek. Mogą to być sformułowania zrozumiałe tylko dla nas.
• W planie zapisujemy czas, jaki zajmie nam dane zadanie. Nie powinniśmy wpisywać tu zbyt krótkich terminów. Nie jesteśmy robotami. Samo zapisanie optymalnego czasu i świadomość pomoże nam wykonać zadanie w określonym czasie. Powinniśmy również wziąć pod uwagę wystąpienie nieoczekiwanego zadania lub problemu. Dzięki temu nawet w sytuacjach kryzysowych zachowamy spokój.
• PRIORYTETY. Ustalamy rozpiętość 1-5, lub 1-10 i staramy się każde zadanie wyposażać w priorytet. Po pewnym czasie samemu zobaczysz w jakim systemie łatwiej Ci wykonywać zadania. Czy najpierw te mniej ważne, czy te ważniejsze. Każdy jest inny i musi poznać siebie, aby wyznaczyć sobie odpowiedni system.

2) Oprócz planu dnia powinniśmy dysponować również kalendarzem. W kalendarzu możemy zapisywać zadania "większe i ważniejsze", projekty czy spotkania. Świetnym narzędziem do utworzenia kalendarza jest Excel. Dobry jest ten Microsoftowy, lecz również ciekawy Google Docs. Google Docs daje nam możliwość synchronizacji kalendarza niezależnie od tego gdzie jesteśmy - komputer, laptop, telefon.
Możemy korzystać również z papierowego organizera, lecz odradzam. Elektronika daje nam już takie możliwości integracji danych, że powinniśmy z tego korzystać. Największym plusem korzystania z elektronicznych udogodnień, jest łatwość i szybkość pracy.

3) Checklisty

- wymyślić temat na ciekawy post - zrobione!
- napisać post - zrobione!

Checklista to efektywny sposób prezentacji zadań do wykonania. Bardzo wygodnie jest w ten sposób prezentować małe, krótkoterminowe zadania na dany dzień lub tydzień. Na mnie checklista wpływa bardzo motywująco. Zakreślając kolejne pozycje, dostaję motywacji do dalszej pracy dzięki temu, że widzę "że już tak niewiele i koniec".

Polecam spróbować tych trzech prostych technik. Zobaczysz, że Twoja organizacja czasu się poprawi.