Wymiana wizytówek - sześć zasad o których należy wiedzieć - jak dawać i przyjmować wizytówki

Wymiana wizytówek - o czym należy wiedzieć - jak dawać i przyjmować wizytówki

Dzisiaj chcę napisać o wymianie wizytówek. Jest to bardzo częsta praktyka podczas spotkań biznesowych, konferencji, targów, a nawet podczas przypadkowych spotkań (kiedy rozmowa zejdzie na tematy związane z pracą).

Jest kilka zasad, których należy się trzymać.
Zasada pierwsza: kiedy mamy wizytówki, warto zaopatrzyć się w wizytownik. Nie jest to drogi gadżet. Na allegro można kupić ładny, metalowy wizytownik już za 30zł. Podczas kupna warto wybrać taki, który ma przynajmniej dwie przegrody. Potem napiszę dlaczego. Wizytownik musi być ładny i elegancki. Nie należy kupować krzykliwych wizytowników, z brylancikami z plastyku, albo nadrukiem smoka Wawelskiego. Co pomyślicie o osobie mającej taki wizytownik? Minimalizm to dobry styl w biznesie. Dzięki niemu uchodzimy  za osoby rozsądne, oszczędne i godne zaufania. I tak też powinien wyglądać nasz wizytownik.

Źródło zdjęcia: http://czerwonamaszyna.pl/images/products/philippi/180033_0.jpg

Zasada druga: Bardzo ważne jest, by naszym celem podczas rozmowy z potencjalnym klientem, lub kimkolwiek innym, komu wręczymy wizytówkę - nie było to celem jedynym. O co chodzi? Kwestia w tym, że nawet jeśli wręczymy komuś wizytówkę, to bez  wcześniejszej ciekawej rozmowy taka osoba nawet nas nie zapamięta.  

Nie dajemy wizytówki na samym początku rozmowy!

Po paru minutach ciekawej pogawędki, kiedy rozmówca już wie, że jesteśmy interesującą osobą i my widzimy, że może miałaby ochotę mieć do nas kontakt, wtedy dopiero możemy zapytać, czy miałaby ochotę wymienić się wizytówkami, bo na przykład w przyszłości może potrzebować usług, jakimi się zajmuje nasza firma. (to oczywiście przykład).

Źródło zdjęcia: http://postnetgreenwich.files.wordpress.com/2011/05/business_cards1.jpg

Zasada trzecia: Wizytówkę zawsze dajemy w taki sposób, by osoba, która ją otrzymuje nie musiała nią kręcić w dłoniach, żeby coś na niej przeczytać. Podajemy ją odpowiednią stroną i kierunkiem. Jest to jedyny poprawny sposób. Nie zakrywamy najważniejszych elementów wizytówki palcami. Firmę dla której pracujemy należy darzyć szacunkiem i należy to okazywać.
Polecam poćwiczyć podawanie wizytówki. Kilka ćwiczeń i można dojść do niezłej wprawy. Zyskamy podczas takiej sytuacji wiele szacunku, kiedy druga osoba zobaczy, że robimy to ładnie i poprawnie.
Ciekawostka: W Japonii biznesmeni podają wizytówki z takim szacunkiem, że trzymają ją podczas podawania w dwóch dłoniach i się przy tym kłaniają:) U nas nie ma takiego zwyczaju, ale i tak wizytówkę należy podawać z szacunkiem.

Zasada czwarta: Nie piszemy po wizytówce! Na większości wizytówek znajduje się adres firmy, nasze nazwisko, stanowisko, numer do firmy, i telefonom komórkowy firmowy. Czasem jednak, na kliencie zależy nam tak mocno, że jesteśmy skłonni dać mu nasz prywatny numer telefonu. W takim wypadku należy dopisać go na wizytówce. Jest to dopuszczalne, ale tylko w sytuacji kiedy numer telefonu dopisujemy w momencie wręczania wizytówki danej osobie. Nigdy wcześniej! Złą praktyką jest trzymanie w wizytowniku większej ilości wizytówek już z dopisanym prywatnym numerem telefonu, lub inną poufną informacją. W końcu zależy nam na tym, aby ta osoba poczuła się wyjątkowo! Dlatego właśnie piszemy po wizytówce tylko na życzenie drugiej osoby i tylko przy niej.

Otrzymywanie / przyjmowanie wizytówki:
Zasada piąta: Kiedy otrzymujemy wizytówkę nie chowamy jej od razu do kieszeni. Jest to zlekceważenie wizytówki. Aby grzecznie to zrobić, po przyjęciu wizytówki, należy chociaż na moment (3-5 sekund) skupić na niej wzrok. Pokażmy naszemu rozmówcy, że ta wizytówka coś dla nas znaczy, że ma dla nas wartość. Rozmówcy na pewno zrobi się miło.

Zasada szósta: Po co przegrody w wizytowniku? Otóż po to, by podczas przyjmowania wizytówki nie wkładać jej do "zbiorczej" przegrody, gdzie mamy już 20 wizytówek otrzymanych tego dnia. Co to za wyróżnienie dla osoby, która nam ją dała? Żadne! Z tego właśnie powodu powinniśmy mieć nasze wizytówki w jednej przegrodzie, a te, które dostajemy w innej, a najlepiej włożyć do pustej przegrody, dzięki czemu nasz rozmówca poczuje się wyjątkowo. Takie zachowanie może dobrze wpłynąć na rozmowę i nasze stosunki z rozmówcą.

Jak widać, zasad jest kilka. Nie są one trudne do przyswojenia. Kilka razy możemy przećwiczyć dawanie i otrzymywanie wizytówki. Może to dobrze wpłynąć na naszą pewność siebie na targach, konferencjach itp. W końcu teraz wiemy wszyscy jak to robić :)
Pozdrawiam serdecznie czytelników.

Przywitanie na spotkaniu u klienta - uścisk dłoni

Przywitanie na spotkaniu - uścisk dłoni

Dzisiejszy post będzie o miłym geście, jakim jest uścisk dłoni. Mogłoby się wydawać, że jest  to prosta sprawa i należy to zawsze robić. Jak zawsze w życiu panuje zasada: "to zależy". Od czego? Od sytuacji i witających się ludzi.

Wyobraźmy sobie sytuację, że idziemy na spotkanie z potencjalnym klientem i zależy nam, żeby dobrze się zaprezentować. Chcemy, by dobrze nas zapamiętał (a należy wiedzieć, że opinia o osobie zwykle tworzy się w pierwszych kilku sekundach). Zwykle wygląda to tak: wchodzimy do gabinetu i przez parę metrów "lecimy" do tej osoby z wyciągnięta dłonią - BŁĄD!

Takie zachowanie dyskwalifikuje nas od razu. Co powinniśmy zrobić w takiej sytuacji? To proste. Jeśli klient (w takiej sytuacji ma status wyższy od naszego) siedzi w swoim gabinecie - czyli jest on gospodarzem i ma zdecydowanie wyższy status od naszego - wchodzimy delikatnie i oceniamy sytuacje, czy mu nie przeszkadzamy (sytuacja ta jest znacznie prostsza kiedy klient ma asystentkę, która w odpowiednim momencie wpuszcza nas do gabinetu). Jeśli nie, spokojnym krokiem idziemy do biurka. Zatrzymujemy się  przed biurkiem w takiej odległości, abyśmy nie naruszyli jego/jej sfery prywatnej - jakieś 1-1,5 metra przestrzeni.
I teraz najważniejsze - rękę podajemy dopiero w momencie, kiedy to klient ją do nas wyciągnie. Musimy zdawać sobie sprawę, że jeśli tego nie zrobi, to nie jest to odrzucenie, czy żaden inny niemiły impuls. Przecież może on po prostu mieć morką rękę bo pisał długie pismo i zwyczajnie woli nie podawać w tym momencie dłoni.
Jednak jeśli to zrobił, podajemy rękę spokojnie, umiarkowanie napiętą, tak aby nie była zbyt sztywna, ale również, żeby nie była to przegotowana kluska i wykonujemy uścisk kciuk do kciuka.

Również bardzo ważne jest, aby w momencie nawiązaniu kontaktu wzrokowego lekko się uśmiechnąć. Nie powinniśmy wchodzić do pokoju od razu z zębami na wierzchu :), bo osoba może uznać, że jesteśmy niepoważni.
Starajmy się nie podawać ręki przez biurko. Jednak, jeśli w ten sposób rękę poda nam klient, oczywiście wykonujemy ten gest. Pamiętajmy jednak, że jeśli "klient" również zna zasady dobrego zachowania, to wyjdzie on zza biurka, podam nam rękę i wskaże nam miejsce gdzie możemy usiąść.


W takich sytuacjach  wszystko zależy od dobrego wyczucia sytuacji,  humoru i usposobienia drugiej osoby. Najważniejsze byśmy ciągle byli mili, uprzejmi i znali podstawowe zasady zachowania.
Wkrótce postaram się opisać kolejną ciekawą sytuację, więc zapraszam do częstego odwiedzania bloga.
Jeśli macie jakieś konkretne sytuacje, które widzielibyście na blogu, to piszcie w komentarzach.